Většina personalistů potvrdí, že nalézt zkušeného specialistu není snadná věc. Obvykle tomu předchází několikaměsíční období, kdy HR sestaví a zveřejní pracovní nabídku a následně selektuje došlé životopisy a zve si vybrané kandidáty na osobní pohovory. Ani přijetím nejvhodnějšího uchazeče však nemá firma zcela vyhráno. Veškeré úsilí může přijít vniveč, když nemá společnost zvládnutý onboarding neboli adaptaci nového zaměstnance. Často bývá problém v tom, že se očekávání nového kolegy liší od reality. Frustrace zaměstnance se objeví zejména tehdy, když se sliby z pohovoru a inzerátu nepotkávají s tím, jaká je firma a kolegové ve skutečnosti. Že se jedná o skutečný problém dokazuje i studie New Hire Momentum: Driving the Onboarding Experience, ve které tři čtvrtiny HR manažerů přiznávají, že nemají dostatečně zvládnutý onboardingový proces.
Nejdřív pár slov o tom, jak se to dělat nemá
Nový kolega obvykle ráno v práci dostane řadu papírů, které si musí přečíst a podepsat. V této byrokracii často narazíme na papírek, ve kterém se píše: “⅓ dne - v 9:00 na recepci. S pozdravem, Nováková.”.
Ještě hůře pak vypadá tato pozvánka: “Vyplňte formulář do 24 hodin, první den tě čeká test na drogy a také tě čeká sejmutí otisků prstů.”. Nový kolega tak zákonitě získá pocit, že jej čeká práce ve vězeňském sektoru.
Za správně zvládnutý onboarding nelze považovat ani praxi u jedné výrobní společnosti, která se vytasila s checklisty. Nováček obdržel checklist a každá zaškolovací osoba, která má v jeho adaptačním procesu nějakou roli, se mu podepíše po splnění příslušného úkolu. V praxi to vypadalo například takto: A) Mistr mě seznámil s pracovním místem a podpis mistra. B) Požární hlídka mě informovala, co dělat při evakuaci a podpis hlídky. Nováček měl na konci adaptačního procesu za úkol odevzdat checklist se všemi podpisy na HR.
Před nástupem
Adaptační proces nového kolegy by měl začít již před nástupem. Podle výše zmíněné studie je potřeba naladit nováčka emočně tak, aby si udržel nadšení i během zkušební doby. Mnoho firem proto připravuje v rámci onboardingu tzv. den na zkoušku. Jak konkrétně takový den probíhá závisí na jednotlivých společnostech. Některý tým si s kandidátem spíše popovídá o projektech a ujasní si vzájemné představy, zatímco jiný tým ho rovnou vtáhne do řešení konkrétního úkolu. Den na zkoušku není přínosný jen pro nové kolegy. Sami manažeři vidí, jak dokáže nováček zapadnout do týmu a jakým stylem řeší problémy. Díky dni na zkoušku obě strany nekupují zajíce v pytli.
Od přijetí nového zaměstnance k podpisu smlouvy bývá často dlouhá doba, a proto by měly firmy v tomto období pravidelně pracovat. Minimálně být s vybraným uchazečem v telefonním spojení a stále zjišťovat, jak na tom budoucí kolega je. Může se totiž snadno stát, že se nechá zlákat starou prací, nebo ho přebere konkurence. Pravidelný telefonní kontakt je tedy nezbytností.
Buddy jako skvělý pomocník onboardingu
Mnoho firem řeší adaptační program nováčka přidělením tzv. Buddyho. Buddy je přítel a parťák, který nového kolegu provede celou firmou a ukáže mu veškerá zákoutí. Nechcete rušit svými dotazy ostatní kolegy nebo dokonce nadřízené? Obraťte se na Buddyho. Trpělivě vám vysvětlí, kde se nachází pánské toalety, zda je kávovar v kuchyňce erární a celkově vysvětlí, jak to v této firmě chodí. Buddy je tu pro vás, a proto se ho nestyďte zásobovat otázkami. Výzkumy ukazují, že používání Buddyho významně zrychluje zapojení nového kolegy do běžných činností. Buddy vás také vytáhne ven s ostatními členy týmu a vy se tak můžete přirozenou cestou seznámit i s kolegy z jiných útvarů.
Rady a tipy
Při zavádění onboardingu můžeme uvést řadu rad a tipů. Například:
Uvítání na recepci. Určitě nic nezkazíte, když na recepci umístíte pro nového kolegu malý dárek. Obvykle se jedná o firemní tričko nebo ponožky s logem společnosti. Vy můžete vymyslet něco originálnějšího, vždyť ve fantazii se meze nekladou. Fyzické dárky lze nahradit voucherem.
Uvítací video. Mezi další tipy, které však nejsou pro každého, je natočení krátké sebeprezentace na firemní intranet. Když se výsledek podaří, je obvykle výsledná práce perfektní. Záleží na firemní kultuře. V STRV nováčci točili videa do interního Instagramového účtu.
Prezentace. Při prezentaci řada firem využívá různé aplikace. Při tvorbě návodů (např. jak se přihlásit do firemních aplikací) můžete nahrát obrazovku a uložit krátké video jako gif.
Školení. Školení bývají obvykle pěkně nudná, přesto jsou potřebná. Abyste oživili nudné školení, nebojte se do něj zamíchat vědomostní kvíz, různé soutěže nebo tipovačky. Hledejte způsoby, jak rozbít monolog přednášejícího a udržet pozornost posluchačů.
Onboarding a jeho nejdůležitější části
Pro nejefektivnější část onboardingu je 14 dní po nástupu do nového zaměstnání. Na nováčka čekají kvanta nových informací a záleží na něm, jak se s touto výzvou popere. Součástí adaptačního programu by měla být zpětná vazba umístěná hned na začátku a pak v periodách po 1,5 měsících a na konci zkušební doby.
Nejpoužívanější komunikační kanály
V rámci onboardingových kanálů existuje celá řada programů, která s adaptací nováčka počítá. Chcete-li se vyhnout posílání citlivých údajů přes e-mail (například kvůli GDPR), využijte robustnější personální systémy. Ty umí vytvořit online formulář, který se nováčkům zašle a vyplněná data se rovnou propíší do systému. Mnoho nováčků si stěžuje na to, že nemohou najít všechny informace na jednom místě. Řada firem na to začala slyšet a nabízí v rámci svého intranetového řešení speciální stránku pro nováčky. K tomuto systému obvykle používají Microsoft Sharepoint. Pro onboardy nováčků skvělé poslouží interní znalostní báze Notion, Slab nebo Confluence.
