Komunikace je klíčovým prvkem v úspěšném poskytování dočasného přidělení zaměstnanců, známého též jako temporary help. Svou roli hraje ve všech fázích procesu. Na začátku je zásadní přesně identifikovat požadavky na nového pracovníka, přičemž se typicky jedná o mix tvrdých a měkkých dovedností doplněný o kvalifikaci a délku praxe. V dalších krocích následují smluvní záležitosti, jako je uzavření smlouvy (viz náš článek “Dohoda o dočasném přidělení zaměstnance, její náležitosti a pravidla, za nichž může být sjednána”), administrativa apod. Velmi důležité je nepodcenit řízení výkonnosti a hodnocení pracovníků poskytnutých formou temporary helpu, protože tyto ukazatele indikují, jak je zvolená služba skutečně efektivní. Vzhledem k tomu, že žádná služba není za všech okolností vždy 100% spolehlivá, může se v praxi agenturní zaměstnanec neosvědčit. V takovém případě pak garantují personální agentury výměnu za jiného pracovníka. S tím úzce souvisí zpětná vazba, která je pro poskytování temporary helpu nezbytná, a to jak ze strany uživatele, tak ze strany agentury. Ve všech těchto případech pak hraje klíčovou roli komunikace, jež často rozhoduje o úspěchu či neúspěchu celé služby, a proto si v dnešním článku rozebereme, které body jsou nejdůležitější.
Základem je konzistence
Píšeme-li o tom, že komunikace tvoří páteř temporary helpu, pak musíme začít základním pravidlem, jímž je konzistence. To znamená pravidelné informování o pracovních podmínkách, termínech, platbách a jakýchkoliv změnách, které mohou nastat. Průběžná komunikace dokáže předejít mnoha nedorozuměním a včas odhalit případné problémy. Tento prvek by pro Vás měl být jedním ze základních vodítek ve chvíli, kdy uvažujete o doplnění personálu agenturními zaměstnanci a vybíráte si personální agenturu. Při pročítání referencí si proto dobře všímejte, jak předchozí klienti hodnotí komunikaci.
V jakých fázích temporary helpu je komunikace nejdůležitější?
Výměna informací je samozřejmě důležitá po celou dobu trvání služby, přesto vypíchneme několik etap, kde je skutečně klíčová. Mezi tato stadia patří:
Požadavky na agenturní zaměstnance
Čím přesněji stanovíte svá kritéria na požadovanou pracovní sílu, tím vhodnější zaměstnance Vám agentura dodá. Z praxe víme, že většina uživatelů má jasnou představu o kvalifikaci, pracovních zkušenostech a tvrdých, případně měkkých dovednostech. Na tomto místě je však dobré upozornit i na další důležité aspekty. Seriózní a zkušená personální agentura dobře ví, že neméně důležitými předpoklady pro úspěšný temporary help je také adaptabilita a schopnost přizpůsobit se konkrétnímu firemnímu prostředí. Tento bod nabývá nejvíce na významu u zahraničních pracovníků, kteří často představují alternativu k vyčerpanému tuzemskému trhu práce.
Vymezení rolí a odpovědnosti
Pomineme-li pseudoagentury a další pochybné subjekty, můžeme konstatovat, že agentury práce dodržují platnou českou legislativu. Zatímco vymezení rolí je v tomto ohledu zcela zřejmé a netřeba ho dále specifikovat, u určení odpovědnosti nastává trochu jiná situace. V rámci agenturního zaměstnávání (včetně oblíbené služby temporary help) neexistuje prozatím v českých zákonech jasná definice toho, kdo nese odpovědnost za škodu agenturního pracovníka při zprostředkování zaměstnanců (viz náš článek “Problematický aspekt při zprostředkování zaměstnanců”) a kdo je konkrétně zodpovědný za proškolení zaměstnanců v oblasti bezpečnosti a ochrany zdraví při práci. Seriózní agentura si je samozřejmě těchto nedostatků dobře vědomá a upozorní Vás ně.
Hodnocení agenturních zaměstnanců
Tato fáze je důležitá především proto, že indikuje, jak zvolená služba skutečně funguje. Dočasní zaměstnanci mají být dopředu informováni, jaká výkonnost a kvalita odvedené práce se od nich očekává, přičemž touto informací by měla disponovat i personální agentura. Tato komunikace je nezbytná především u pozic, kde existují výkonnostní normy nebo kde je kladen zvláštní důraz na kvalitu (typicky třeba kontroloři kvality). Pakliže tedy stanovíte klíčové ukazatele výkonnosti (Key Performance Indicators neboli KPI), dokážete snadno změřit, zda temporary help plní očekávání či je třeba ze strany agentury službu upravit.
Jak se promítne špatná komunikace do služby?
Špatná či nedostatečná komunikace může původně dobrý nápad doplnit chybějící personál dočasně přidělenými zaměstnanci výrazně zkomplikovat. Nejčastěji se to týká nedostatečné adaptability agenturních pracovníků, jejich špatného výběru nebo problémů s kvalitou odvedené práce. Abyste nebyli ve finále zklamaní a temporary help skutečně naplnil Vaše očekávání, musí skvěle fungovat zpětná vazba, díky které lze včas identifikovat slabá místa, a vyhnout se tak případným problémům při tomto procesu.
