Mnoho podnikatelů Vám potvrdí, že pro úspěšné fungování firmy je důležitá invence, inovace, používání moderních technologií a kompetentní zaměstnanci. Zatímco invence slouží zejména k odlišení Vaší firmy od konkurence, inovace nám pomáhá neustále kráčet vpřed a držet krok s dobou. K tomu se výborně hodí i moderní technologie. Výše uvedené faktory můžeme snadno přepočítat na peníze. Majitel výrobního závodu obvykle dobře ví, kolik ho stál nový stroj v rámci inovace výrobní linky. Náklady můžeme spočítat i na zaměstnance, avšak personální zdroje obvykle vyžadují hlubší analýzu. Právě pracovníci nejvíce ovlivňují ekonomickou prosperitu celého podniku a nesprávně nastavené interní procesy včetně špatné komunikace na pracovišti stojí firmy obrovské finanční prostředky.
Statistika nuda je, má však cenné údaje
Začátkem roku 2019 zveřejnila poradenská společnost Society for Human Resource Management sídlící v americké Virginii ve své studii data, z nichž vychází, že každá ze 400 zkoumaných firem přichází v průměru o 62,4 milionu dolarů ročně vinou nesprávně zvolené komunikace na pracovišti. Samozřejmě, průzkum se odehrál mezi americkými společnostmi, jež měly minimálně 1000 zaměstnanců. V našich podmínkách nebudou finanční propady tak velké, ale i tuzemským firmám špatná komunikace na pracovišti zcela zbytečně odlévá část kapitálu. Pakliže ve Vaší společnosti vázne komunikace, zaděláváte si na neproduktivní a v horším případě demotivované zaměstnance.
Jiná americká společnost Gallup odhalila, že 70 % zaměstnanců se v práci nijak neangažuje. Ještě horší zjištění je, že nedostatečné zapojení zaměstnanců se často promítne do situace, kdy tito pracovníci propadají apatii a letargii, podávají neproduktivní výkony nebo jsou přímo negativně naladěni.
Jak nastolit efektivní komunikaci na pracovišti
K tomu, aby byla komunikace na pracovišti skutečně efektivní, stačí dodržovat níže uvedené tipy:
Stručně, jasně, výstižně. Při komunikaci s podřízenými i mezi sebou navzájem dbejte na to, aby sdělované informace byly stručné, jasné a výstižné. Předejdete tím nedorozuměním, které bývá jednou z nejčastěstějších příčin nízké efektivity na pracovišti. Pakliže podřízený nebo kolega přesně nepochopil, co jste se mu snažili říct, celý projekt se dostává do skluzu a často se musí přepracovat. V konečném důsledku tak stojí víc peněz, než jaký na něj byl vyčleněný původní budget. Nedoporučujeme používat ani žargon, přestože váš tým žargonem běžně hovoří. Žargon může bránit porozumění stejně jako nejasné, nejednoznačné informace.
Vsaďte na upřímnost. S upřímností nejdál dojdeš a zejména v podnikání by se toto staré pořekadlo mělo tesat do kamene. Zde je však velmi důležité postupovat citlivě a s taktem. I špatné zprávy mohou být podány asertivní formou, kdy se nekritizují konkrétní zaměstnanci, ale spíše je jim vytýkána individuální chyba. Omylní jsou všichni lidé a moudrý zaměstnanec pochopí, že konstruktivní kritika byla namířena jen na oblast, ve které udělal chybu a v žádném případě se nejedná o kritiku celého člověka.
Při komunikaci si dávejte pozor, aby byla v souladu verbální i nonverbální komunikace. Nemá smysl, když něco říkáte a obsah sdělení nekoresponduje s vaší neverbální komunikací. Celé sdělení pak působí nejednoznačně a ostatním vysíláte smíšené signály. Při komunikaci je důležité, abyste sladili verbální i neverbální komunikaci a nebyl tak prostor pro nedorozumění.
Aktivně naslouchejte. S touto částí má problémy mnoho manažerů, přesto se jedná o velmi důležitý bod. Aktivním nasloucháním zjistíte, s čím konkrétně jsou vaši zaměstnanci ve firmě nespokojeni a je zde velký prostor pro různá zlepšení. Většina konfliktů vzniká právě kvůli špatnému naslouchání.
Nebojte se klást otázky. Otázkami si ověříte, že jste zadání pochopili skutečně správně. To je výchozí bod pro úspěšné zvládnutí projektu. Přesto nechte prostor i pro druhé. Jen málo věcí dokáže otrávit tak, jako jediný člověk dominující konverzaci. Z původní diskuse se stává monolog jediného řečníka, čímž ostatní členové skupiny logicky ztrácí pozornost.
Nevyhýbejte se složitým hovorům. Je jasné, že v žádné firmě se jen zaměstnanci uznale nepoplácávají po zádech, ale na přetřes přijdou i nepříjemná témata. Ne vždy se vše povede a manažeři by měli umět zhodnotit i slabé stránky. I v tomto případě lze však postupovat asertivně. Řečník by měl být maximálně otevřený a vyvarovat se konfrontačního tónu. V rámci obtížného hovoru by se vždy měl zajímat o zpětnou vazbu.
Komunikační nástroje
V dnešní době si již nelze představit komunikaci na pracovišti bez komunikačních nástrojů. Mezi ty nejběžnější se řadí:
Intranet. Tuto aplikaci dnes používá naprostá většina firem. Často má podobu specializovaného webu, který ale není dostupný veřejnosti. Některé společnosti využívají nejjednodušší intranety, kde pouze evidují přehledy novinek nebo zde umístí seznamy odkazů na soubory uložené na společném síťovém disku. Ve skutečnosti toho umí intranety mnohem víc a záleží na Vaší firmě, co vše sem umístíte. Může se jednat například o redakční systémy, vnitrofiremní wikipedii, nejrůznější CRM systémy, rezervační systémy, diskusní fóra pro zaměstnance nebo jednodušší ERP systém usnadňující plánování firemních zdrojů.
E-mail. E-mail představuje starou dobrou klasiku mezi komunikačními nástroji na pracovišti. Používá ho naprostá většina organizací pro komunikaci uvnitř firmy i mimo ni. Důležité je, abyste tento nástroj uměli skutečně profesionálně používat. Při používání e-mailu si ohlídejte, aby Váš e-mailový klient byl na cloudu. Nejenže tak budete mít přístup ke svým zprávám z libovolného zařízení, ale vaše zprávy budou zálohované v cloudu a budete mít vždy aktuální zabezpečení.
Pracovní porady. Přímý styk stále tvoří základ vnitrofiremní komunikace. V rámci pracovních porad se nejčastěji hodnotí uplynulé období a spřádají se plány na to následující. Je třeba nejen definovat vize a mety, kam chceme dokráčet, ale také rozpoznat možná rizika a adekvátně se na ně připravit. Kromě výše uvedených činností je hlavním účelem pracovní porady sledování atmosféry uvnitř týmu a jednotlivé členy týmu správně motivovat a prohloubit v nich pocit sounáležitosti a loajality. Neexistuje přesný, univerzální návod, jak pracovní porady realizovat, protože každá firma je jiná, ale o způsobu porady mnoho napoví firemní kultura dané organizace.
